Van minder beheer en meer veiligheid tot schaalbaarheid en toegankelijkheid: Software-as-a-Service (of SaaS) brengt flexibiliteit naar uw onderneming. Wanneer u een grote investering in applicaties omwisselt in een meer behapbare maandelijkse kost, krijgt u daar meer dan een interessant financieel model voor in de plaats.
Er is een reden dat bijna de helft van de Europese bedrijven het afgelopen jaar heeft geïnvesteerd in clouddiensten zoals SaaS. Grote ondernemingen leiden de weg: zij hebben SaaS al vele jaren omarmd. Ook het MKB volgt stilaan. De allure van software die beheerd wordt door een externe partij, en handig toegankelijk is via de cloud, is groot.
Inhaalbeweging van het MKB
Voor de pandemie liep het MKB een beetje achter met de adoptie van Software-as-a-Service, maar sinds de Covid-jaren is de trend niet meer te keren. Waar in 2016 amper 24 procent van de kleine en 41 procent van de middelgrote ondernemingen SaaS omarmde, was dat in 2022 al respectievelijk 50 procent en 67 procent.
De initiële katalysator was snelheid en schaalbaarheid. Op een SaaS-oplossing kan je meteen intekenen. Wat in de cloud staat, is bovendien van overal bereikbaar. Wanneer telewerk plots onverwachts verplicht wordt, is dat een handige troef. SaaS heeft echter meer voordelen. We sommen er zeven op.
1. Snelle uitrol
Het eerste duidelijke voordeel is de eenvoudige uitrol. Voor SaaS sluit u een abonnement af en de rest loopt vanzelf. Het hart van de software klopt in de cloud. Dat betekent dat uw werknemers er meteen mee aan de slag kunnen. Heeft u een nieuwe werkkracht, of heeft een bestaande medewerker nieuwe tools nodig? Dan kan u de juiste software in een kwestie van minuten ter beschikking stellen.
2. Schaalbaarheid
Hand in hand met bovenstaande punt staat de schaalbaarheid. Een SaaS-abonnement neemt u af op basis van de gebruikers die het nodig hebben, en betaalt u doorgaans op maandbasis. Neemt u personeel aan, dan kan u de SaaS-licenties mee opschalen.
Het omgekeerde geldt ook: wanneer minder mensen met bepaalde tools moeten werken, zet u het SaaS-abonnement gewoon stop. Zo betaalt u niet vooraf hoge kosten voor éénmalige licenties, die u na een tijdje misschien niet meer nodig hebt.
3. Rust voor IT
Al die flexibiliteit is een zegen voor uw IT-departement. Uw ongetwijfeld schaarse IT’ers moeten geen tijd investeren in de configuratie of het onderhoud van allerhande softwaresuites. Ook updates behoren niet meer tot hun takenpakket. Licentiebeheer en onderhoud verloopt via uw partner, zodat uw werknemers kunnen focussen op taken die meerwaarde bieden.
4. Van grote investering naar beheersbare kost
Om traditionele software lokaal te draaien, moet u niet alleen licenties aanschaffen maar ook hardware om de applicaties te draaien. Dat vereist investeringen, die vaak te hoog of net te laag worden ingeschat.
Met een SaaS-oplossing draait de software in de cloud, dus vervalt de nood aan krachtige hardware die u zelf moet onderhouden. Bovendien betaalt u per maand en per gebruiker, doorgaans op basis van een abonnementsformule die bij uw noden aansluit.
Applicaties zijn tools die uw werknemers in staat stellen hun job uit te oefenen. Met SaaS betaalt u via een beheersbare maandelijkse kost enkel en alleen voor exact de tools die uw medewerkers nodig hebben.
5. Betere beveiliging
Wanneer een hacker kan inbreken in de digitale omgeving van een onderneming, gebeurt dat meestal niet via een geheime bug die nog niemand kent. Meestal banen criminelen zich een weg naar binnen via een gekend lek, waarvoor al lang een patch bestaat. Alleen: updates op tijd en stond uitrollen is een complexe en disruptieve taak, die al te vaak uitgesteld wordt.
Dat probleem verdwijnt volledig bij een SaaS-oplossing. De SaaS-provider zorgt voor de beveiliging van de oplossing, zodat de software die u gebruikt automatisch up-to-date is. Microsoft Exchange biedt een mooi voorbeeld: in 2022 maakte een bug meer dan 2.000 Belgische organisaties kwetsbaar. Patchen was de boodschap, behalve voor wie de SaaS-variant Exchange Online gebruikte: daar kon Microsoft alle beveiligingsmaatregelen automatisch doorvoeren, nog voordat de problemen zich voordeden.
6. Hoge beschikbaarheid
Een SaaS-provider heeft redundante infrastructuur in beheer om de SaaS-applicaties veilig en ongestoord aan te bieden. Een SaaS-oplossing is in principe permanent beschikbaar. U bent zelfs beveiligd tegen problemen met uw hardware: valt een pc uit, dan kan uw werknemer via een ander toestel meteen weer verder. Data staan immers veilig in de cloud.
Uw SaaS-partner biedt u garanties wat betreft de beschikbaarheid, met downtime die nauwelijks voorkomt.
7. Gebruiksvriendelijkheid
SaaS-applicaties zijn gebouwd door grote teams van ontwikkelaars en die dragen gebruiksvriendelijkheid hoog in het vaandel. Een SaaS-provider weet hoe eenvoudig het is om in te tekenen, maar ook uit te schrijven bij een SaaS-abonnement. De tevredenheid van gebruikers is bijgevolg steeds prioritair.
SaaS-applicaties worden bovendien ondersteund door een ecosysteem van partners, die helpen om werknemers na een korte introductie op weg te zetten.
Aan de slag met een partner
Om het meeste uit het beschikbare SaaS-aanbod te halen, helpt een ervaren partner uw graag verder. Ondanks de eenvoud, valt er immers heel wat te optimaliseren: Welke varianten zijn beschikbaar? Welke abonnementsformule past het best bij uw onderneming? En wat moet u doen om gebruikers effectief op weg te zetten?
Konica Minolta heeft ervaring met SaaS in de printwereld met
Workplace Pure en
Safeq Cloud. Deze oplossingen maken uw print-ecosysteem veiliger en meer beheersbaar.
SaaS is natuurlijk meer dan printen alleen. In België is Microsoft de belangrijkste provider van SaaS-oplossingen en Konica Minolta is een ervaren partner van Microsoft voor de implementatie van Microsoft 365. Die SaaS-oplossing voor productiviteit en samenwerking vormt vandaag al de ruggengraat van vele grote en kleine bedrijven.
Voor analyse van data en visualisatie van inzichten, helpt Konica Minolta u graag verder met de implementatie van Microsoft Dynamics 365, en het Power Platform. Meer informatie over het bredere cloud-aanbod van Konica Minolta
vindt u hier.
